Assistante Administrative

RAISON D’ÊTRE

Assurer la coordination entre la Direction Générale et les différentes équipes et apporter un support efficace dans la gestion des tâches administratives quotidiennes tout en facilitant la communication interne et externe.

MISSIONS PRINCIPALES

• Contribuer à l’amélioration continue de l’efficacité administrative au sein de la Direction Générale ;

• Garantir une communication fluide entre la Direction et les autres départements ;

• Optimiser la gestion logistique et matérielle pour un environnement de travail performant ;

• Participer activement à la mise en œuvre des priorités stratégiques via un soutien opérationnel de qualité.

PRINCIPALES OBLIGATIONS ET RESPONSABILITES

• Organisation et suivi des activités administratives liées à la Direction Générale ;

• Gestion proactive du planning, des déplacements et des réunions du Directeur Général ;

• Coordination inter-départementale pour garantir une exécution efficace des tâches quotidiennes ;

• Réception, traitement et suivi des courriers entrants et sortants ;

• Gestion du stock des fournitures de bureau ;

• Organisation logistique des réunions internes et externes ;

• Archivage et classement des documents confidentiels ;

• Assistance occasionnelle aux autres départements sur demande ;

• Assurer le suivi des activités administratives relatives à la gestion des ressources humaines d’Orange Money Burkina Faso en relation avec le chargé de l’administration des entités Orange au Burkina ;

• Recueillir et communiquer les besoins des formations des employés d’Orange Money Burkina Faso au chargé des formations des entités Orange au Burkina ;

• Signaler tout dysfonctionnement et suivre la remise en état ;

• Contrôler la régularité de tout document à l’approbation du Directeur Général ;

• Organiser les missions locales et internationales ;

• Entretenir de bonnes relations avec les autres directions en répondant dans les délais aux sollicitations.

COMPETENCES ET QUALITES NECESSAIRES 

Compétences techniques

• Excellentes aptitudes à la planification et au suivi des tâches ;

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, outils de visioconférence, ERP ou système RH interne, etc.) ;

• Connaissance du Groupe Orange et de l’environnement mobile money ;

• Bonnes bases en droit, finance et comptabilité.

Qualités comportementales

• Orientée objectifs et résultats ;

• Bonne capacité relationnelle et interpersonnelle ;

• Bonne capacité organisationnelle (méthodique, rigoureux, proactive) ;

• Sens élevé d’initiative ;

• Sens de l’esprit d’équipe et de collaboration ;

• Capacité de priorisation ;

• Sens de la confidentialité et de la discrétion ;

• Capacité d’adaptation, aptitude au changement ;

• Intégrité, conscience professionnelle, motivation ;

• Sensibilité à la culture d’entreprise ;

• Aptitudes à communiquer à l’oral comme à l’écrit ;

• Langues : Français : courant, Anglais : niveau professionnel (écrit/oral).

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

• Formation-type : Justifier de minimum un BAC+3 en Secrétariat/Assistanat de direction ;

• Expérience minimum : Justifier d’une expérience professionnelle de minimum trois (03) ans dans la gestion administrative.